Come funziona il rimborso spese per il viaggio di lavoro

1. Cos'è il rimborso spese per trasferta e quando spetta

Quando ti sposti dalla tua sede abituale di lavoro per svolgere un'attività lavorativa, hai diritto a un rimborso delle spese sostenute. Si parla di trasferta, o missione lavorativa.

Le spese che rientrano nel rimborso comprendono viaggio, vitto e alloggio. La trasferta può avvenire in Italia, fuori dal Comune della sede di lavoro, oppure all'estero. Questa distinzione è rilevante, perché cambia i limiti fiscali applicabili.

Il rimborso non spetta per gli spostamenti quotidiani tra casa e luogo di lavoro abituale: quelli restano a tuo carico.

Per approfondire il sistema dei benefit aziendali in senso più ampio, puoi leggere l'articolo "Quali sono i benefit considerati aziendali e come funzionano".

2. I tre tipi di rimborso: analitico, forfettario e misto

Esistono tre modalità di rimborso, ciascuna con regole proprie. Il CCNL applicato al proprio contratto stabilisce quale si applica nel tuo caso.

Con il rimborso forfettario puro, la diaria copre tutto: vitto, alloggio e altre spese della trasferta, senza necessità di documentare nulla. Con il rimborso misto, invece, vale una logica di bilanciamento: più è alta la quota forfettaria riconosciuta, meno si può aggiungere con rimborso analitico per vitto e alloggio.

3. I limiti di esenzione fiscale: Italia e estero

Il rimborso spese per trasferta è esente da contributi INPS e tassazione IRPEF entro determinate soglie giornaliere. Superarle significa che la parte eccedente viene tassata come retribuzione ordinaria.

Per le trasferte all'interno del Comune della sede di lavoro, il regime è più restrittivo: sono esenti solo le spese di trasporto documentate. Tutte le altre vengono tassate come reddito da lavoro.

Con il rimborso analitico puro, invece, non ci sono limiti per le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto fuori Comune - purché tutto sia documentato.

4. Il rimborso chilometrico: come funziona

Quando usi la tua auto per una trasferta, il rimborso funziona diversamente. Si chiama rimborso chilometrico e copre i costi del carburante e dell'usura del mezzo.

Il calcolo si basa sulle tabelle ACI, che indicano il costo al chilometro per ciascun tipo di veicolo. L'importo si ottiene moltiplicando quel costo per i chilometri percorsi. Non serve documentare la spesa del carburante: è sufficiente indicare il percorso effettuato.

Dal punto di vista fiscale, il rimborso chilometrico è deducibile per l'azienda entro determinati limiti di cilindrata: fino a 17 cavalli fiscali per le auto a benzina, fino a 20 per le diesel. Per i veicoli elettrici non sono previsti limiti di cilindrata.

5. Come richiedere il rimborso spese

La procedura dipende dal tipo di rimborso e dalle policy aziendali, ma alcuni passaggi sono comuni a tutti i casi.

Per il rimborso analitico, è necessario raccogliere e conservare tutti i giustificativi di spesa - scontrini, ricevute, fatture - e compilare una nota spese che li riepiloghi, associando ogni voce al giorno e all'attività lavorativa corrispondente. Senza documentazione valida, la spesa non viene rimborsata.

Per il rimborso forfettario, è sufficiente una nota spese che attesti i giorni di trasferta e il luogo. Non sono necessari giustificativi analitici, ma la trasferta deve risultare dal Libro Unico del Lavoro, dove sono annotate presenze, assenze, e appunto anche le trasferte.

In entrambi i casi, il rimborso arriva in busta paga il mese successivo alla trasferta.

6. Cosa succede se le regole non vengono rispettate

In caso di trasferte false o dichiarazioni non corrette, le sanzioni possono essere consistenti: l'azienda rischia di dover versare i contributi evasi con una maggiorazione dal 30 al 60%. Per mancata o scorretta registrazione della trasferta nel Libro Unico del Lavoro, le sanzioni vanno da 150 a 6.000 euro. Per irregolarità nella busta paga, da 150 a 7.200 euro.

Per la persona, è utile sapere che tutta la documentazione - note spese, scontrini, ricevute - può essere richiesta in caso di ispezione. Conservarla è nell'interesse di entrambe le parti.

Il rimborso spese rientra nel più ampio sistema di welfare e tutele che le aziende possono costruire per le proprie persone.

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