A chi spetta il welfare aziendale?

1. Chi sono i beneficiari del welfare aziendale

Il welfare aziendale è rivolto, in prima battuta, ai lavoratori dipendenti e ai collaboratori. Ma la definizione si allarga più di quanto si potrebbe supporre.

Dal punto di vista normativo, i destinatari dei benefit fiscalmente agevolati sono i titolari di reddito da lavoro dipendente e i titolari di redditi assimilati a quello di lavoro dipendente, come stabilito dagli articoli 51 e 52 del TUIR (Testo Unico delle Imposte sui Redditi).

Questo significa che ne hanno diritto sia i lavoratori con un contratto di lavoro subordinato - a tempo indeterminato o determinato, full time o part-time, in smart working o in apprendistato - sia chi lavora con forme contrattuali diverse, come la collaborazione coordinata e continuativa (co.co.co.) o il tirocinio.

In pratica: se percepisci un reddito che rientra in queste categorie, hai titolo per accedere ai benefit previsti dal piano welfare della tua azienda.

2. Cosa si intende per "categorie omogenee" di lavoratori

Non tutti i benefit aziendali possono essere erogati liberamente a chiunque. Alcuni non concorrono alla formazione del reddito imponibile e sono quindi esenti da tassazione - come i servizi di utilità sociale, i servizi di educazione e istruzione, l'assistenza ad anziani o non autosufficienti, gli abbonamenti al trasporto pubblico, i buoni pasto - a condizione che vengano erogati alla generalità dei dipendenti o a categorie omogenee di essi.

Vale la pena chiarire il concetto di "categoria omogenea". Non si tratta semplicemente di un gruppo qualsiasi di dipendenti: deve essere un insieme definito sulla base di criteri obiettivi legati alla prestazione lavorativa o all'inquadramento contrattuale. Qualche esempio: tutti i dipendenti con lo stesso livello contrattuale (IV livello, V livello), tutti i quadri, tutti i dipendenti del turno notturno, o ancora tutti gli expatriates ossia i lavoratori trasferiti all'estero, rientrano in questa categoria.

Quello che la normativa esclude, invece, è la possibilità di formare una "categoria" sulla base di caratteristiche o condizioni personali o familiari del dipendente. L'Amministrazione finanziaria ha precisato, per esempio, che lo stato di maternità da solo non è sufficiente a identificare una categoria omogenea ai fini dell'agevolazione fiscale.

La logica è che le agevolazioni fiscali esistono per favorire il benessere collettivo dei lavoratori, non per creare benefit su misura - e in esenzione - per il singolo individuo.

3. I familiari che possono accedere ai benefit

Il welfare aziendale non riguarda solo il lavoratore in prima persona. Alcuni benefit possono essere estesi anche ai familiari, con condizioni che variano a seconda del tipo di prestazione.

Per i fringe benefit e per le opere e i servizi di utilità sociale, la normativa consente l'accesso ai familiari indicati, a prescindere dal fatto che siano o meno fiscalmente a carico.

Rientrano in questa categoria:

1. il coniuge (anche dello stesso sesso, in caso di unione civile);
2. i genitori e gli ascendenti prossimi;
3. gli adottanti;
4. i figli legittimi e adottivi;
5. i discendenti prossimi;
6. i generi e le nuore;
7. il suocero e la suocera;
8. i fratelli e le sorelle.

Per gli abbonamenti al trasporto pubblico locale, regionale e interregionale, il benefit può essere utilizzato dal dipendente o dai familiari, ma in questo caso è richiesta la condizione di familiare fiscalmente a carico.

I servizi di educazione e istruzione - come i rimborsi per le spese scolastiche - sono invece destinati ai familiari anche in età prescolare; i servizi di assistenza riguardano specificamente i familiari anziani o non autosufficienti.

4. Le novità 2026 sui familiari conviventi

Il decreto legislativo 192/2025 ha introdotto un cambiamento significativo nella definizione di chi può accedere ai benefit aziendali in qualità di familiare del dipendente.

La novità riguarda in particolare ascendenti e altri parenti previsti dall'articolo 433 del Codice civile: per accedere all'agevolazione fiscale, è ora necessario che questi soggetti convivano con il lavoratore, oppure che il lavoratore eroghi loro assegni alimentari non disposti da un provvedimento dell'autorità giudiziaria.

Si tratta di un cambiamento rispetto al passato, quando il requisito della convivenza era rilevante principalmente ai fini delle detrazioni IRPEF e non aveva lo stesso peso nell'ambito del welfare aziendale. La normativa introduce un’interpretazione diversa della nozione di famiglia che prevede la convivenza o l’erogazione di assegni per il sostentamento del familiare che, allora, può essere compreso nell’ambito dei servizi welfare.

Le imprese con piani welfare formalizzati o accordi sindacali che identificano esplicitamente i beneficiari dovranno probabilmente aggiornare i propri regolamenti interni per allinearsi alla nuova disciplina.

5. I limiti di esenzione dei fringe benefit

Per i fringe benefit, la Legge di Bilancio ha confermato le soglie di esenzione fiscale per il triennio 2025-2027: 1.000 euro per i dipendenti senza figli a carico e 2.000 euro per i dipendenti con figli a carico.

Entro questi limiti, il datore di lavoro può assegnare fringe benefit anche al singolo dipendente - non è necessario rispettare la regola delle categorie omogenee. Per applicare la soglia maggiorata da 2.000 euro è però necessario informare le rappresentanze sindacali unitarie (se presenti) e raccogliere dal dipendente la comunicazione del codice fiscale dei figli.

Oltre ai beni e ai servizi classici, rientrano nei fringe benefit anche i rimborsi per le utenze domestiche di acqua, luce e gas, le spese per l'affitto della prima casa e gli interessi sul mutuo relativi alla prima casa. Per questi ultimi, l'Amministrazione finanziaria precisa che per "prima casa" si intende l'abitazione in cui il dipendente dimora abitualmente.

6. Welfare aziendale nelle PMI: a chi spetta

Uno degli equivoci più diffusi sul welfare aziendale è che sia uno strumento esclusivo delle grandi aziende. Non è così.

Anche i dipendenti e i collaboratori delle piccole e medie imprese hanno pieno diritto di accedere ai benefit previsti dalla normativa, indipendentemente dalla fonte che li istituisce - che si tratti di un contratto collettivo, di un accordo sindacale interno o di un regolamento aziendale unilateralmente adottato dal datore di lavoro.

Anche nelle realtà più piccole, quindi, tutti i lavoratori subordinati e i collaboratori (co.co.co.) possono beneficiare dei flexible benefit e dei fringe benefit che la normativa fiscale agevola. Le dimensioni dell'azienda non costituiscono un requisito di accesso: ciò che conta è la tipologia contrattuale e il rispetto delle condizioni previste dalla legge.

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