Welfare e rimborso spese scolastiche: cosa sapere

1. Quali spese scolastiche rientrano nel welfare aziendale

Il riferimento normativo è l'articolo 51, comma 2, lettera f-bis del TUIR (Testo Unico delle Imposte dei Redditi). Questa disposizione consente di escludere dal reddito imponibile del dipendente i servizi che il datore di lavoro eroga per la fruizione di educazione e istruzione, a favore dei familiari.

Per familiari si intendono, dopo le modifiche introdotte dal D.lgs. 192/2025, il coniuge non legalmente separato, i figli, i genitori e altri ascendenti, generi e nuore, suoceri e suocere, fratelli e sorelle. Per i familiari diversi dai figli e dal coniuge, il beneficio è riconosciuto in presenza di convivenza con il lavoratore oppure di assegni di mantenimento non derivanti da provvedimenti dell'autorità giudiziaria.

Le spese che rientrano nel perimetro del welfare aziendale per educazione eistruzione comprendono:

• rette scolastiche di istituti di ogni ordine e grado, dall'asilo nido ai master universitari;
• borse di studio;
• libri di testo e materiale didattico;
• corsi di lingua;
• iscrizione a centri estivi o invernali;
• acquisto di pc, laptop, tablet e dispositivi per la didattica a distanza;
• strumenti compensativi e sussidi tecnici per studenti con DSA;
• viaggi studio all'estero.

Un'eccezione riguarda le attività sportive: sono rimborsabili solo se rientrano nell'offerta formativa scolastica, non in quanto tali. La distinzione è rilevante in fase di pianificazione del piano welfare. È importante sapere che i benefit aziendali coprono categorie molto più ampie rispetto alla sola istruzione, ed è utile conoscerle per costruire un piano welfare davvero completo.

2. Come funziona il regime fiscale: welfare puro, premi di risultato e voucher

I benefit per l'istruzione possono essere erogati in tre forme principali, ciascuna con le proprie implicazioni fiscali.

Il welfare "puro" è quello previsto dal contratto collettivo o dal regolamento aziendale. I benefit erogati in questo quadro non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente e sono completamente deducibili dal reddito del datore di lavoro (art. 95 TUIR).

Il collegamento con i premi di risultato aggiunge un livello ulteriore. Quando il contratto collettivo di secondo livello lo prevede, il dipendente può scegliere di convertire il proprio premio di risultato in benefit welfare - fino a 3.000 euro, e per gli anni 2026 e 2027 il limite è stato innalzato fino a 5.000. In caso di erogazione in denaro, si applica una tassazione sostitutiva dell'IRPEF al 10% (tuttavia, l'imposta sostitutiva ordinaria del 10% per gli anni 2026 e 2027 è stata ridotta, la tassazione sui premi in denaro in questi due anni scende drasticamente all'1%). Se invece la somma viene destinata a misure di welfare, come le spese scolastiche, l'esenzione fiscale è totale, sia per il lavoratore che per il datore di lavoro. L'intero importo diventa spendibile in servizi tra cui educazione e istruzione, senza alcuna riduzione fiscale.

I voucher sono il principale strumento operativo. Permettono al dipendente di accedere ai servizi senza anticipare denaro, all'interno di una rete di strutture convenzionate selezionabile tramite piattaforma welfare. Rientrano in questa categoria anche i buoni acquisto, utilizzabili per dispositivi tecnologici come tablet o pc necessari per la didattica. I fringe benefit seguono soglie di esenzione diverse rispetto ai benefit per l'istruzione, ed è utile conoscerle entrambe per sfruttare al meglio il proprio credito welfare.

3. Come funziona il rimborso spese scolastiche

Oltre ai voucher, le aziende possono scegliere di rimborsare le spese già sostenute dal dipendente. Anche in questo caso si applica il regime di non concorrenza al reddito previsto dall'art. 51, comma 2, lett. f-bis del TUIR, a condizione che esista un piano welfare attivo che includa questa tipologia di benefit.

Il dipendente presenta le ricevute di pagamento, anche tramite la piattaforma welfare aziendale, e riceve il rimborso di solito nel mese successivo alla richiesta. Un vantaggio, considerando anche che la detrazione fiscale alternativa - quella da dichiarazione dei redditi - viene goduta solo nell'anno fiscale successivo a quello in cui la spesa è stata sostenuta.

Se l'azienda non ha ancora attivato un piano welfare, può comunque rimborsare spese precedentemente sostenute dal dipendente. La Circolare 5/E del 29 marzo 2018 dell'Agenzia delle Entrate lo consente, purché quelle spese non siano già state detratte nelle dichiarazioni dei redditi del lavoratore.

4. Rimborso welfare e dichiarazione dei redditi: cosa cambia

Questo è il punto che crea più confusione, ed è utile chiarirlo con precisione.

Quando l'azienda rimborsa una spesa scolastica tramite welfare, quella spesa non può essere portata in detrazione anche nella dichiarazione dei redditi. Il motivo è evitare un doppio beneficio fiscale: la non concorrenza al reddito da un lato, e la detrazione del 19% dall'altro.

Se il rimborso è stato parziale, la detrazione è ammessa sulla parte di spesa rimasta effettivamente a carico del lavoratore. L'importo rimborsato dall'azienda viene indicato nella Certificazione Unica con il codice 12, ai punti da 701 a 706, ed è quello il riferimento da consultare in sede di compilazione del 730.

Per le spese non rimborsate dal welfare, la detrazione IRPEF è pari al 19% delle spese sostenute, fino a un tetto di 1.000 euro per studente, corrisposti con strumenti di pagamento tracciabili. La detrazione riguarda la frequenza di scuole dell'infanzia, primarie e secondarie, sia statali che paritarie private.

Nella busta paga questi importi compaiono in voci specifiche che è importante saper riconoscere, soprattutto in fase di dichiarazione dei redditi.

5. Perché conviene usare il welfare per le spese scolastiche

La risposta è nei numeri. La detrazione IRPEF del 19%, accessibile tramite 730, restituisce al massimo 190 euro su 1.000 euro di spesa, e solo nell'anno fiscale successivo. Il welfare aziendale, invece, copre l'intera spesa in esenzione fiscale, senza anticipi, e già nel mese successivo alla richiesta.

Per un lavoratore con figli, integrare il piano welfare con i servizi di istruzione è una delle scelte disponibili più razionali. Per un'azienda che vuole attrarre e trattenere talenti con famiglia, offrire questo benefit è uno degli investimenti con il ritorno più immediato in termini di fidelizzazione.

Tra i bonus welfare più utilizzati dalle famiglie italiane, i rimborsi per l'istruzione si confermano tra le voci più apprezzate. Vale la pena ricordare anche i buoni pasto, per esempio, che rientrano spesso nello stesso piano welfare, così come il congedo parentale, che si attiva negli stessi anni in cui le spese scolastiche iniziano a pesare sul bilancio familiare.

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